Politique de protection des renseignements personnels

Date d'entrée en vigueur : 22/01/2024

Le Théâtre Parminou est un organisme culturel à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

Introduction

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, le Théâtre Parminou entend protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, de manière plus globale, le Théâtre Parminou s’engage à ne pas collecter, ne pas traiter et ne pas partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire. Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers. Sachez que nous ne recueillons que les informations essentielles au bon fonctionnement de nos activités et à la qualité de nos relations avec nos clients et publics.

La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon, dont le Théâtre Parminou, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Contexte

La présente Politique de confidentialité (« Politique ») décrit les renseignements personnels que nous collectons, comment nous les utilisons, et comment nous contacter pour toute question à ce sujet. Cette Politique décrit également les droits des personnes concernées en matière de protection des données, notamment le droit de s’opposer à certaines utilisations que nous faisons de ces renseignements personnels si souhaités.

« Le Théâtre Parminou », « le Parminou », « nous », « notre » ou « nos » désigne l’entité du Théâtre Parminou responsable de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels en vertu de la présente Politique de confidentialité.

« Renseignements personnels » s’entend de toute information relative à une personne identifiée ou identifiable par celles-ci, d’après les données qui nous sont fournies au cours de nos échanges et interactions.

« Services » s’entend des produits et services que le Théâtre Parminou identifie comme étant couverts par la présente Politique, comme par exemple nos Sites et nos Services professionnels.

Nos « Services professionnels » sont des services fournis par le Théâtre Parminou à des clients (« Clients ») ou à des partenaires (« Partenaires ») qui nous fournissent directement et indirectement des renseignements personnels en lien avec les activités auxquelles ils participent.

« Sites » s’entend des sites web www.parminou.com, www.controle-total.com, www.levillagedeli.com, www.pareilpaspareille.com, www.droitaubutviolencesubtile.org, www.dailleursmaintenantdici.com et www.oseledire.org que le Parminou identifie comme étant couverts par la présente Politique. Lorsque vous utilisez nos Sites, vous consentez aux pratiques décrites dans cette Politique.

Application et définitions

Application

La présente politique s'applique au Théâtre Parminou, ce qui inclut ses membres, ses partenaires, ses contractuels et toute entité engagée à fournir des prestations de services pour le Théâtre Parminou. Elle s'applique également aux Sites.

Elle concerne tous les types de renseignements personnels que le Théâtre Parminou gère, que ce soient les informations relatives à nos membres, nos clients, nos partenaires, nos collaborateurs, les visiteurs de nos sites web et toute autre personne liée au Théâtre Parminou de quelque manière que ce soit.

Définitions et termes utiles*

Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Les informations de contacts professionnels d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels.

Renseignements personnels sensibles

Un renseignement personnel devient sensible lorsque par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Renseignement anonymisé

Un renseignement est dit « anonymisé » lorsqu’il est raisonnable de considérer qu’il ne permet plus d’identifier directement ou indirectement la personne concernée, en tout temps et de manière irréversible.

Témoins de connexion

Les témoins (aussi appelés « Cookies ») sont des fichiers de petite taille sauvegardés par un serveur sur le dispositif terminal (tel qu'un ordinateur, un téléphone, etc.) d'un utilisateur, et lié à un domaine web (c'est-à-dire généralement à l'ensemble des pages au sein d'un même site web).

Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, le Théâtre Parminou peut recueillir divers types de renseignements à diverses fins. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées, nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin.

De plus, le Parminou informera les personnes concernées, au moment de la collecte des renseignements personnels, de toute donnée supplémentaire recueillie, des fins prévues de la collecte, des méthodes employées et de toute autre information nécessaire, comme l'exige la loi.

Le Théâtre Parminou adhère aux principes généraux suivants concernant la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels :

Consentement

De façon générale, le Théâtre Parminou collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, comme dans le cas où la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée de la présente politique. La présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels ou sur demande par la suite.

Le Théâtre Parminou peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Par exemple, le Parminou peut communiquer des renseignements personnels s’il est estimé de bonne foi que cela est nécessaire pour :

  • S'acquitter d'une obligation légale
  • Protéger et défendre les droits ou les biens du Théâtre Parminou
  • Prévenir d'éventuels actes répréhensibles ou enquêter sur de tels actes dans le cadre des Services
  • Assurer la sécurité personnelle des utilisateurs des Services ou du public
  • Se protéger contre la responsabilité civile
Collecte de l'information

Lorsque vous visitez nos Sites, certaines informations sont automatiquement collectées à des fins statistiques et analytiques. Ces informations peuvent inclure votre adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez, votre fournisseur d'accès à Internet, quelles pages vous avez visitées et le temps passé sur chacune. Il est à noter qu’aucune de ces informations ne permet d'identifier personnellement les utilisateurs du Site.

Nous collectons également des renseignements personnels lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, remplissez notre formulaire de contact ou nous contactez directement par courriel. Les informations que nous collectons peuvent inclure votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et d'autres informations pertinentes selon la situation. Nous collectons des renseignements que s’il y a une raison valable de le faire. La collecte se limite aux renseignements nécessaires pour remplir l’objectif visé.

Collecte auprès des personnes mineures

Veuillez noter que les Services du Théâtre Parminou peuvent dans certains cas viser des personnes mineures, mais qu’en dehors des Services offerts, le Théâtre Parminou n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne seront pas être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur ou d’une enseignante).

Collecte auprès de tiers

Le Théâtre Parminou peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, le Théâtre Parminou demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés au Théâtre Parminou.

Dans certaines situations, le Théâtre Parminou peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire, ainsi que si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, le Théâtre Parminou peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à :

SurveyMonkey

Dans le cadre de certains de nos sondages avec nos clients, nous utilisons les services de SurveyMonkey. SurveyMonkey dispose de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter sur leur site web.

Jotform

Dans le cadre de certains de nos sondages avec nos contractuels, nous utilisons les services de Jotform. Jotform dispose de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter sur leur site web.

Nous pouvons également utiliser d'autres plateformes pour faciliter nos communications professionnelles, telles que les réseaux sociaux. Dans certaines situations, des renseignements personnels peuvent être recueillis avant et pendant ces échanges. Lorsque requis, le Théâtre Parminou obtiendra le consentement de la personne concernée au moment opportun. Nous vous invitons également à consulter les politiques de confidentialité des sites utilisés. Veuillez noter que la collecte éventuelle par le biais de témoins peut également être nécessaire à l'utilisation de certains services ou fonctionnalités de ces sites tiers.

Détention et utilisation

Le Théâtre Parminou prend les mesures nécessaires pour s'assurer que les renseignements en sa possession soient à jour et exacts au moment où ils sont utilisés.

Le Théâtre Parminou ne peut utiliser les renseignements personnels d'une personne qu'aux fins précisées dans la présente Politique ou à toute autre fin indiquée au moment de la collecte. Si le Théâtre Parminou souhaite utiliser ces renseignements à d'autres fins, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée, lequel consentement doit être obtenu avec diligence si les renseignements personnels sont sensibles.

Toutefois, dans certains cas prévus par la loi, le Théâtre Parminou peut utiliser des renseignements à des fins non-essentielles sans le consentement de la personne concernée, notamment dans les cas de figure suivants :

  • lorsque cette utilisation est clairement à l’avantage de cette personne;
  • lorsque cela est nécessaire pour détecter ou empêcher une fraude
  • lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation des améliorations possibles de nos mesures de protection et de sécurité.

Sécurité des accès

Le Théâtre Parminou s’engage à mettre en place les mesures adéquates pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Communication

Sauf indication contraire dans la présente Politique ou dans les conditions fixées par la loi, le Théâtre Parminou demandera le consentement de la personne concernée avant de transmettre ses renseignements personnels à une tierce partie. En particulier, dans les cas où le consentement est requis et lorsqu'il s'agit de renseignements personnels sensibles, le Théâtre Parminou obtiendra alors un consentement explicite avant de communiquer lesdites informations.

Néanmoins, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Par conséquent, il est possible dans certains cas que des renseignements personnels soient partagés à des tiers sans le consentement de la personne concernée, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

  • Un renseignement personnel peut être communiqué à un organisme public (tel que le gouvernement) qui, par sa personne désignée, le recueille dans l’exercice de ses fonctions ou la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.
  • Lorsque nécessaire, des renseignements personnels peuvent être transmis à des prestataires de services. Par exemple, ces prestataires de services peuvent être des partenaires dans l'organisation d'événements, des sous-traitants désignés par le Théâtre Parminou pour réaliser des mandats spécifiques, ou encore des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, et dans la mesure du possible, le Théâtre Parminou doit avoir des ententes écrites avec ces prestataires indiquant les mesures à prendre pour garantir la confidentialité des renseignements personnels partagés, précisant que l'utilisation de ces renseignements ne se fait que dans le cadre de l'exécution de l'entente et qu'ils ne peuvent conserver ces renseignements hors du cadre défini par l’entente. De plus, ces ententes doivent inclure que les prestataires ont la responsabilité d’aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Théâtre Parminou de tout incident ou possibilité d’incident de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent faire en sorte que la personne responsable de la protection des renseignements personnels puisse procéder à toute vérification relative à cet incident.
  • Si cela est jugé nécessaire aux fins de conclure une transaction de nature pécuniaire, le Théâtre Parminou peut également fournir des renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à l'autre partie à la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi. C’est le cas par exemple avec nos systèmes comptables pour le traitement de la paie et la gestion des budgets (qui sont rendus possibles respectivement par l’utilisation d’outils développés par Desjardins.)

Communication à l’extérieur du Québec

Il est possible que des renseignements personnels détenus par le Théâtre Parminou soient communiqués à l'extérieur du Québec, comme lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs sont situés à l'extérieur du Québec ou lorsque nous faisons affaire avec des parties situées à l'extérieur de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

Utilisation de témoins de connexion

Le Théâtre Parminou peut utiliser des fichiers témoins (« cookies  »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche ainsi que les paniers (ex. : achats de billets) liés à la session, pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Veuillez noter que notre site Web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site Web et le Théâtre Parminou n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

Utilisation de Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics sur nos Sites afin de permettre une amélioration continue de nos Services. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par le Théâtre Parminou à des tiers.

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

Autres moyens technologiques utilisés

Le Théâtre Parminou recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par le Théâtre Parminou (par exemple, les formulaires de contact et d'inscription à l’infolettre), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses réseaux sociaux, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (ex. : Jotform, Google Forms, sondages SurveyMonkey).

Conservation et destruction

Sauf lorsqu'une période de conservation minimale est exigée par la loi, le Théâtre Parminou ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

À la fin de la période de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, le Théâtre Parminou s'engage à :

  • les détruire ou
  • les rendre anonymes (pour une utilisation à des fins sérieuses et légitimes).

La destruction des renseignements par le Théâtre Parminou doit se faire de façon sécurisée afin de garantir la sûreté de ces renseignements.

La procédure adoptée par le Théâtre Parminou concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels, le cas échéant, peut compléter la présente section. Veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au Théâtre Parminou pour obtenir de plus amples renseignements par courriel ou en complétant notre formulaire.

Responsabilités du Théâtre Parminou

De manière générale, le Théâtre Parminou est responsable de la protection des renseignements personnels en sa possession.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels du Théâtre Parminou a pour mandat d'assurer le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Les Politiques et pratiques régissant la gouvernance des renseignements personnels au Théâtre Parminou sont validées par le conseil d’administration et mises en œuvre par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, le conseil d’administration du Théâtre Parminou assumera ces fonctions jusqu’à son retour ou la nomination d’une autre personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du Théâtre Parminou qui ont accès aux renseignements personnels ou qui sont liés de quelque manière que ce soit à leur traitement doivent se conformer à la présente Politique et prendre les mesures nécessaires pour en assurer la protection.

Les rôles et responsabilités des membres du Théâtre Parminou tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par les autres politiques du Théâtre Parminou à cet égard, s'il y a lieu.

Sécurité

Le Théâtre Parminou s'engage à mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection des renseignements personnels en sa possession. Les mesures de sécurité en place peuvent varier en fonction, entre autres, de la finalité, de la quantité, de la diffusion, du support et de la sensibilité de l'information. Ainsi, les renseignements personnels pouvant être qualifiés de sensibles feront l'objet de mesures de sécurité plus strictes et seront protégés dans une plus grande mesure. Le Théâtre Parminou mettra en place les mesures nécessaires pour restreindre l'accès aux membres du personnel qui en ont besoin ou qui sont autorisés à y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au Théâtre Parminou, par courriel ou en complétant notre formulaire.

Sous réserve d'exceptions possibles, les personnes concernées peuvent demander l'accès aux renseignements personnels les concernant que le Théâtre Parminou aurait en sa possession. Par ailleurs, elles peuvent en demander la correction s'ils sont inexacts, incomplets ou de nature à induire en erreur. Elles peuvent également exiger que la communication desdits renseignements personnels les concernant soit suspendue.

Il leur est possible de requérir que tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d'accéder à ces renseignements personnels par un moyen technologique soit désindexé, tout comme d’en demander la réindexation par après, lorsque les conditions établies par la loi sont remplies.

Les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis les concernant. Elles peuvent également demander au Théâtre Parminou quels sont les renseignements personnels recueillis à leur sujet, qui y a accès et leur durée de conservation.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels du Théâtre Parminou doit répondre aux demandes par écrit dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande. Toute décision de décliner une demande doit comprendre un énoncé clair sur les motifs légaux justifiant le refus. Dans ce cas, la réponse devra indiquer les voies de recours prévues par la loi et le délai dans lequel elles peuvent être exercées. Si besoin, le ou la responsable se doit d’aider le demandeur à comprendre le refus. 

Processus de traitement des plaintes

Présenter une plainte

Toute personne qui voudrait présenter une plainte concernant l'application de la présente Politique ou, de manière plus générale, qui aurait des préoccupations à partager concernant la protection de ses renseignements personnels par le Théâtre Parminou, doit le faire par écrit auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels de du Théâtre Parminou par courriel ou en complétant notre formulaire.

La personne présentant la plainte devra mentionner son nom, ses coordonnées (dont un numéro de téléphone), ainsi que l'objet et les motifs de la plainte, de façon détaillée* pour permettre au Théâtre Parminou d'évaluer la plainte. Si la plainte n'est pas suffisamment précise, la personne responsable de la protection des renseignements personnels se devra de réclamer toute information complémentaire jugée nécessaire à l’évaluation de ladite plainte.

Traitement des plaintes

Le Théâtre Parminou entend traiter toutes les plaintes dans la plus stricte confidentialité.

Un accusé de réception de la plainte sera envoyé de sorte que la personne requérante soit avertie de l’étude de celle-ci. Par la suite, la personne responsable de la protection des renseignements personnels effectuera une étude sommaire de la plainte pour vérifier que tous les éléments pour la traiter soient réunis et dans le cas contraire, fera une demande d'informations complémentaires. Enfin, une réponse complète et claire sera acheminée par courriel à la personne ayant déposé la plainte dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou la date à laquelle a été obtenue toute information complémentaire requise pour débuter le traitement adéquat de celle-ci.

Une évaluation de la plainte sera menée afin de déterminer si le traitement par le Théâtre Parminou des renseignements personnels en question est conforme à la présente Politique, aux procédures organisationnelles en vigueur et à la législation applicable.

Si une réponse ne peut être fournie dans le délai ci-haut mentionné ou si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant sera informé de l'état du dossier, des raisons du retard et de la durée du nouveau délai raisonnable nécessaire pour fournir une réponse adéquate.

Chaque plainte reçue sera classée et archivée conformément à la procédure interne de gestion des plaintes et des incidents de confidentialité du Théâtre Parminou. La plainte, son analyse et tout document étayant son évaluation, ainsi que de la réponse envoyée à la personne qui a déposé la plainte seront consignés.

Veuillez noter qu'il est possible de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Nous invitons toutefois les personnes concernées à contacter en premier lieu la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Théâtre Parminou et à patienter jusqu'à ce que le processus de traitement de la plainte soit complété.

Approbation

La présente Politique est approuvée par le conseil d’administration du Théâtre Parminou.

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente Politique, veuillez vous adresser à France Beaulé, responsable de la protection des renseignements personnels du Théâtre Parminou, par courriel ou en complétant notre formulaire.

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Droit à l'oubli ou questionnement?

Pour exercer votre droit d’opposition et de retrait de vos renseignements personnels dans nos bases de données, nous vous invitons à remplir le formulaire ci-bas.

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